Im Rahmen der aktuellen technischen Probleme bei der Statistikabgabe mit edoo.sys wurden zahlreiche - teilweise ganz allgemeine - Frage zu edoo.sys RLP gestellt, die wir hier gerne beantworten wollen.
1. Was ist die Aufgabe von edoo.sys RLP?
edoo.sys RLP ist eine plattformunabhängige, schulartübergreifende Softwarelösung für die Schulverwaltung in Rheinland-Pfalz, die von der Firma ISB AG in Karlsruhe entwickelt und an die Anforderungen der rheinland-pfälzischen Schullandschaft angepasst wurde. Die modulare Software beinhaltet alle erforderlichen Funktionen für die Administration von Schülern und Lehrern, Klassen und Kursen, Noten und Zeugnissen. Damit sind in edoo.sys RLP nahezu alle für die jährliche Schulstatistik benötigten Daten enthalten.
2. Was ist der Kerndatensatz und welche Neuerungen sind damit verbunden?
Bereits 2003 wurde durch die Kultusministerkonferenz die Einführung eines sogenannten Kerndatensatz (KDS) beschlossen. Er beschreibt den „Kern“ an Daten, die in allen Ländern vergleichbar erhoben werden sollen.
Der KDS ist eine Liste mit Merkmalen bzw. Merkmalskombinationen (sowie dazugehörigen Merkmalsausprägungen), die in den Ländern bei der Umstellung auf prozessgenerierte Daten berücksichtigt werden, damit weiterhin die Auswertung einheitlicher Daten auf der nationalen Ebene möglich ist.
Die wesentlichste Änderung, die durch die Einführung des Kerndatensatzes beschlossen wurde, ist der Umstieg von statistischen Summendaten auf Individualdaten. Dazu kommen zusätzliche Erhebungsmerkmale, wie z.B. der Migrationshintergrund der Schüler:innen, das Zuzugsjahr für nicht in Deutschland geborene Schüler:innen, das Jahr der Ersteinschulung, etc.
3. Warum erfolgt 2021 eine Umstellung des Statistikverfahrens und die Einführung des SVP-Backend?
Rheinland-Pfalz nimmt bezüglich des Umfangs, der Detailtiefe und der Qualität schulstatistischer Daten im Ländervergleich bereits jetzt einen der vorderen Plätze ein und verfügt bereits seit vielen Jahren über die von der Kultusministerkonferenz (KMK) geforderten Individualdaten.
Zur vollständigen Umsetzung des Kerndatensatzes der KMK ist es für Rheinland-Pfalz allerdings erforderlich, so genannte "schülerbezogene Unterrichtseinheiten" (UE) erstmalig zu erheben, d.h. Unterrichtseinheiten (i.d.R. Fächer) mit den zugehörigen Schülerinnen und Schülern sowie den unterrichtenden Lehrkräften zu verknüpfen.
Der neue Kerndatensatz ist zielführend nur mit einer landeseinheitlichen Schulverwaltungssoftware umzusetzen, da nur so eine einheitliche Datenqualität erreicht werden kann.
Mit der Einführung des SVP-Backends erhalten die Schulen, die Schulaufsicht und das Statistische Landesamt ein modernes Werkzeug für die Statistikabgabe, die Kontrolle und Korrektur der abgegebenen Daten und die Transformation der Daten für die Auswertung durch das Statistische Landesamt.
4. Ist eine Verschiebung der Umstellung des Statistikverfahrens möglich?
Nein. Die bisher vom Statistischen Landesamt für die Erstellung und Auswertung der amtlichen Schulstatistik verwendeten Systeme stehen aufgrund von lizenz- und hardwaretechnischen Gründen nicht mehr zur Verfügung.
5. Welche Arbeitserleichterungen haben sich aus der Einführung von edoo.sys RLP für die Schulen ergeben?
Für die Schulen liegen die Vorteile einer zentralen, landeseinheitlichen Schulverwaltung insbesondere in der Vereinfachung von Verwaltungsvorgängen. Schulverwaltung und Schulstatistik erfordern keine getrennten Arbeitsgänge und Datenerfassungen mehr, d.h. Mehrfachabfragen sind obsolet.
Mit einem webbasierten Noteneingabemodul (NEO) können Lehrkräfte Fach- und Zeugnisnoten bequem von zu Hause aus eingeben werden.
Für alle Bildungsgänge in Rheinland-Pfalz stehen vorschriftsmäßige Zeugnisformulare zur Verfügung, die von den einzelnen Schulen angepasst werden können. Neben den Zeugnissen hält das System eine umfangreiche Bibliothek an vordefinierten Berichten vor, die auch zentral bereitgestellt und aktualisiert werden können.
Über integrierte Schnittstellen erfolgt ein komfortabler, bidirektionaler Datenaustausch mit den Stundenplanprogrammen UNTIS und DAVINCI. Darüber hinaus sind Schnittstellen zu Microsoft Office und Libre Office verfügbar. Die Schulen profitieren von dem landesweiten zentralen Schulungs- und Supportangebot, die Kooperation benachbarter Schulen und schulübergreifende Prozesse sind möglich.
6. Welche Erleichterungen für die Schulleitungen sind zu erwarten, wenn die Arbeit mit edoo.sys RLP an allen Schulen im Land etabliert ist?
Ziel ist die Abgabe der Schulstatistik künftig ohne nennenswerten Mehraufwand für die Schulen. Bei einer etablierten Nutzung von edoo.sys RLP an allen Schulen in Rheinland-Pfalz werden die Daten für die jährliche Statistik im Schuljahresverlauf in edoo.sys RLP gepflegt. Die eigentliche Abgabe der Statistik ist dann quasi „per Mausklick“ möglich, da eine zusätzliche Aufbereitung der Statistikdaten in edoo.sys RLP nicht mehr erforderlich ist. Wenige Einzeldaten sind im SVP-Backend zu ergänzen.
Mithilfe des sogenannten Schüler-Index, dessen Produktivsetzung zu Beginn des kommenden Jahres zu erwarten ist, stehen dann auch schulübergreifende Funktionen zur Verfügung. Diese Funktionen beinhalten die Vermeidung von Doppeleingaben, die einfache Übernahme von Schülerdaten bei Neuaufnahmen und Schulwechseln sowie die Unterstützung von schulübergreifenden Bewerbungsverfahren.
Mit der geplanten Bereitstellung von Schnittstellen zu weiteren Systemen der rheinland-pfälzischen Bildungsverwaltung – wie z.B. der „Lernmittelfreiheit“ – wird die Eingabe und Pflege von Daten nur noch in einem System notwendig sein. Auch die „Schulpflichtkontrolle“ kann mit Hilfe der in edoo.sys RLP vorgesehenen Berichte vollständig über das Programm abgewickelt werden.
Darüber hinaus sind Funktionen auf der Grundlage des Onlinezugangsgesetzes in Vorbereitung. Dazu gehört z.B. die Funktion „Schulanmeldung Online“, die es Sorgeberechtigten erlauben wird, ihre Kinder „online“ bei einer Schule anzumelden. Die dabei erfassten Schüler:innendaten werden für die automatische Übernahme in edoo.sys RLP aufbereitet.
Die Erstellung von fälschungssicheren digitalen Schulzeugnissen in PDF-Format ist derzeit in Pilotierung.
7. Welche Maßnahmen gewährleisten den Datenschutz bei dem landeseinheitlichen Schulverwaltungssystem?
Die von den Schulen mit edoo.sys RLP gespeicherten Daten werden durch einen gesicherten Prozess in eine sog. Replikationsdatenbank beim Landesbetrieb Daten und Information (LDI) in Mainz repliziert. Nur jene Teilmenge dieser Daten, die für die schulübergreifende Verwaltungstätigkeit, die Schulaufsicht und die Schulstatistik zwingend erforderlich ist und für deren Weiterverarbeitung eine rechtliche Grundlage besteht, werden aus dieser Replikationsdatenbank in eine sog. Landeszentrale Datenbank (LZDB) überführt.
Die Anforderungen des Datenschutzes und der Informationssicherheit werden schon bei der Entwicklung der Software berücksichtigt und jedes einzelne Release wird durch ein unabhängiges Fachunternehmen überprüft. Darüber hinaus wurden die Datenerhebungs- und Datenverarbeitungsprozesse mit dem Landesbeauftragten für den Datenschutz abgestimmt.
8. Welche zusätzlichen Möglichkeiten ergeben sich aus dem landeseinheitlichen Schulverwaltungssystem?
Neben den Vorteilen in der Schulverwaltung bedeutet ein einheitliches Schulverwaltungssystem eine deutliche finanzielle Entlastung für die Schulträger, da die Anschaffungskosten für die Schulverwaltungssoftware entfallen und die jährlichen Kosten für Updates geringer sind als beim Einsatz von Programmen unterschiedlicher Anbieter.
Die jährliche Schulstatistik ist – ein funktionierendes System vorausgesetzt – zuverlässiger und mit weniger Aufwand bei allen Beteiligten verbunden. Zudem ist die Konsistenz der Datenbestände und eine verbesserte Datenqualität gewährleistet, das Steuerungswissen für bildungspolitische Entscheidungen durch die Umsetzung des Kerndatensatzes verbessert sich. Anbindung von Drittsystemen wie Digitales Zeugnis oder Grundschul-App ermöglichen eine einheitliche, moderne und zukunftsorientierte Schulverwaltung.
9. Welche Herausforderungen beinhaltet die Einführung einer neuen Schulverwaltungssoftware?
Die größte Herausforderung in der Entwicklung von edoo.sys RLP war die Notwendigkeit der zeitgleichen Bereitstellung einer Software, die die Anforderungen aller Schularten und -formen in Rheinland-Pfalz vollständig erfüllt.
Eine bessere Anpassbarkeit der Software an die besonderen Wünsche der einzelnen Schularten – insbesondere der Grundschulen – wäre sicher wünschenswert, musste aber dem Einführungszeitplan und den begrenzten Ressourcen (zunächst) untergeordnet werden.
Die derzeitige dezentrale Softwarearchitektur, die die in den Schulen lokal gespeicherten Daten über einen Replikations-, Extraktions- und Transformationsprozess in die „zuständigen“ Datenbanken und Verarbeitungsprozesse überführt, ist hochkomplex und fehleranfällig. Die bei Konzeption der Software nur eingeschränkt verfügbaren Breitbandanschlüsse in den einzelnen Schulen wären für eine zentrale Architektur nicht ausreichend gewesen.
Die erfolgreiche Einführung einer Software setzt immer auch eine hohe Benutzerakzeptanz und deren Bereitschaft, die Software alsbald nach den vorbereitenden Schulungen im „Tagesgeschäft“ zu nutzen.
10. Für welche Aufgaben werden die in der Schulstatistik erhobenen Daten im Bildungsbereich in Rheinland-Pfalz benötigt?
Auf Landesebene bilden die erhobenen Daten der Schulstatistik die Grundlage für die Steuerung, Weiterentwicklung und Evaluation von bildungspolitischen Maßnahmen. Auf ihrer Basis werden Schulstrukturen und Bildungsangebote geplant und weiterentwickelt, sowie der Finanzbedarf für den Schulbereich und eine differenzierte Verteilung der Gelder ermittelt.
Für die Schulentwicklung können auf der erhobenen Datengrundlage Prognosen und Vorausberechnungen erstellt werden, die z.B. in die Planung des Bedarfs an schulischen Angeboten, an Lehrerkräften etc. oder auch in Planungen im Hochschulbereich einfließen. Nicht zuletzt dient die Schulstatistik der Information der Öffentlichkeit.
11. Für welche Zwecke werden die Daten außerhalb des Bildungsbereichs in Rheinland-Pfalz benötigt?
Die Umsetzung des Kerndatensatzes führt zu einem verbessertes Steuerungswissen für bildungspolitische Entscheidungen. Ziel ist es, international genutzten Indikatoren auf Ebene der Bundesländer darstellen und internationale Datenanforderungen wie der OECD vollständig erfüllen zu können. Dabei wird eine deutliche Reduzierung des Statistikaufwandes im Rahmen des Bürokratieabbaus angestrebt.
12 Welche besonderen Herausforderungen ergeben sich aus der Umstellung des Statistikverfahrens?
Grundlage für die KDS-Statistikabgabe ist Einführung und Nutzung von edoo.sys-RLP an allen rund 1.600 Schulen in Rheinland-Pfalz. Dieser Prozess wird seit Ende des Jahres 2016 durch das SVP-Team intensiv begleitet. Parallel dazu wurde das Programm kontinuierlich weiterentwickelt, die Anforderungen von Stakeholdern (z.B. ADD und STaLA) integriert und Schnittstellen zu Drittsystemen (z.B. Lehrmittelfreiheit) konzipiert.
13. Welche Unterstützungsangebote stehen den Schulen für die Umstellung des Statistikverfahrens zur Verfügung?
Die Projektgruppe Schulverwaltungssoftware unterstützt die Schulen mit einem umfassenden Support- und Schulungsangebot. Anfragen werden durch die Supporthotline und über das Self-Service-Portal beantwortet. Dort wird zudem umfangreiches Informationsmaterial sowie ein umfassendes Onlineschulungsangebot für die Schulen bereitgestellt. Grundschulen können für die Vorbereitung der Statistikabgabe Einzelberatungen buchen. Ein Forum sowie die Begleitung sogenannter edoo.sys-AGs, ermöglichen den kollegialen Austausch der Schulen im Umgang mit dem Programm und den entwickelten Lösungsstrategien.
14. Wie werden die Schulen konkret in der Statistikabgabe unterstützt?
Das bestehende Supportangebot wurde für die Schulen in der Zeit der Statistikabgabe stark ausgeweitet. Zeitlich und personell wurde dazu die edoo.sys Supporthotline noch einmal deutlich ausgebaut. Schulungen speziell zur Vorbereitung der Statistikabgabe fanden online für alle Schularten statt und stehen den Schulen als Videoaufzeichnung im Self-Service-Desk rund um die Uhr zur Verfügung. Das Anwenderhandbuch zu edoo.sys RLP wurde durch zahlreiche Kurz- und Spezialanleitungen sowie Know-How-Einträge ergänzt. Grundschulen können zudem für die Vorbereitung der Statistikabgabe Einzelberatungen buchen.