Marktstudie
Bei der Einführung eines einheitlichen Schulverwaltungsprogramms haben die Bundesländer – je nach gewählter Vorgehensweise - sehr unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Eine Erfahrung wurde und wird jedoch von allen geteilt: ein solches Projekt ist äußerst komplex und stellt die Beteiligten vor große Herausforderungen.
So haben sich einige Länder dazu entschieden, völlig neue Softwarelösungen von kommerziellen Unternehmen entwickeln zu lassen (Beispiel: Baden-Württemberg und Bayern sowie Hessen), während andere Bundesländer ebenfalls eine Neuentwicklung jedoch mit eigenen Kräften realisiert haben (Beispiel: Sachsen). In Bremen und Berlin wurden kommerziell verfügbare Standardlösungen für die landesweite Nutzung lizenziert bzw. über einen Rahmenvertrag verfügbar gemacht.
Neuentwicklungen haben sich allgemein als die risikoreichste und kostenintensivste Variante erwiesen. Eine Neuentwicklung für Rheinland-Pfalz würde sich dann vermeiden lassen, wenn mindestens ein kommerzielles Schulverwaltungsprogramm auf dem Markt verfügbar wäre, das die rheinland-pfälzischen Anforderungen weitestgehend erfüllt und sich durch vertretbaren Aufwand um die ggf. noch fehlenden Funktionen erweitern ließe.
Dies zu ermitteln war die Aufgabe der Firma Accenture aus Kronberg im Taunus, die im Auftrag des MBWWK zwischen November 2010 und Februar 2011 eine entsprechende Marktstudie durchgeführt hat. Bestandteil der Marktstudie war auch eine Evaluierung von "web-basierten" Lösungen für die Nutzung in Rheinland-Pfalz. Die Realisierung einer standardisierten "web-basierten"-Lösung wurde von Accenture aufgrund der heterogenen Breitband-Infrastruktur an den Schulstandorten, den dynamischen Entwicklungen im ländlichen Raum, mit dem Einsatz vieler unterschiedlicher Breitband-Technologien, zum aktuellen Zeitpunkt nicht empfohlen.
Die Marktstudie wurde von Accenture in zwei Schritten durchgeführt. Zuerst wurden vom Fachkompetenzteam so genannte K.O.-Kriterien spezifiziert, die ein Produkt zwingend erfüllen musste. Jene Produkte, die alle K.O.-Kriterien erfüllen konnten, wurden danach sehr detailliert untersucht und bewertet. Letztlich konnten drei Produkte unterschiedlicher Hersteller identifiziert werden, die die schulischen Anforderungen zu einem hinreichend großen Anteil erfüllen würden und für eine Weiterentwicklung zu einer rheinland-pfälzischen Lösung grundsätzlich geeignet zu sein schienen.
Daraus ergab sich die Schlussfolgerung, dass eine Standardsoftware zu beschaffen und für die rheinland-pfälzischen Bedürfnisse anzupassen und zu ergänzen, zielführend sei. Deshalb hat am 16. August 2011 der Ministerrat das MBWWK mit der Durchführung einer europaweiten Ausschreibung ("Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb") zur Beschaffung und Anpassung eines kommerziellen Schulverwaltungsprogramms beauftragt.
Dieses äußerst aufwendige Vergabeverfahren wurde im November 2011 auf den Weg gebracht. An diesem Verfahren waren insgesamt 13 Unternehmen aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und aus Indien beteiligt. Wirtschaftlichster Anbieter war am Ende die Firma ISB Institut für Software-Entwicklung und EDV-Beratung AG aus Karlsruhe, die am 24.07.2012 mit der Lieferung des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms auf der Basis deren Standardprodukts edoo.sys beauftragt wurde.
Ausschreibung
Zur Beschaffung des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms wurde von der Projektgruppe im November 2011 ein entsprechendes Vergabeverfahren durchgeführt. Dies war ein europaweit ausgeschriebenes Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.
Ein solcher Teilnahmewettbewerb bewertet zunächst die wirtschaftliche, fachliche und technische Geeignetheit der sich bewerbenden Unternehmen. Die bestgeeigneten Unternehmen werden dann zur Abgabe eines Angebots und damit zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.
Die erste Verhandlungsrunde diente vorrangig der Klärung fachlicher Fragen in Bezug auf den Leistungsumfang der jeweils angebotenen Produkte. Die Mitglieder des Fachkompetenzteams, die alle Produkte zuvor ausgiebig getestet hatten, entwickelten dafür einen umfassenden Fragenkatalog. Darüber hinaus musste jeder Anbieter sein Produkt auf der Grundlage mehrerer Testszenarien präsentieren, die ihm zuvor vom Fachkompetenzteam übermittelt worden waren. Die Präsentation war Bestandteil der Angebotsbewertung.
Parallel dazu wurden vom Fachkompetenzteam die von den Bietern abgeforderten Konzepte (z.B. Ergonomie, Schnittstellen, Datenschutz, Softwarepflege, Schulung, Migration, etc.) ausgewertet und bewertet. Die zweite Verhandlungsrunde, die Ende Juni durchgeführt wurde, konzentrierte sich im Wesentlichen auf die Vertrags- und Preisgestaltung.
Nach Abschluss des Verhandlungsverfahrens stand die Firma ISB AG aus Karlsruhe als der wirtschaftlichste Anbieter fest, dem am 24.08.2012 formell der Auftrag erteilt wurde.
Die Wirtschaftlichkeit bestimmte sich nach der in der Bewertung der Leistung und des Angebotspreises erzielten Punktzahl. Ein wesentliches Ziel bei der Auswahl des Programms war das Bestreben, an den Schulen eine hohe Akzeptanz zu erreichen. Dehalb wurde die Leistung – und damit die Qualität der Software – erheblich höher bewertet als der Preis.